Een claim over een foto kan jaren later nog terugkomen, en wat u in de eerste week niet vastlegt, is meestal weg. Hier staat wat u bewaart en waarom.
Waarom
Begin bij de reden. Een vordering tot vergoeding van buitencontractuele schade verjaart in België door verloop van vijf jaar vanaf de dag volgend op die waarop de benadeelde kennis kreeg van de schade of van de verzwaring ervan en van de identiteit van de daarvoor aansprakelijke persoon, en in elk geval door verloop van twintig jaar vanaf de dag volgend op het schadeverwekkende feit. Dat staat in artikel 2262bis van het oud Burgerlijk Wetboek.
Let op die aanhef: de vijf jaar beginnen te lopen wanneer de rechthebbende het weet, niet wanneer u publiceerde. Uw dossier kan dus veel later nog nodig zijn dan u vandaag denkt. De koppeling tussen die verjaringstermijn en een bewaartermijn is onze eigen redenering; een Belgische bron die dat voor auteursrecht uitwerkt, hebben wij niet gevonden.
De stukken
Hoe lang
Dan de termijn. Voor een onderneming loopt die langer dan de meeste mensen denken, en de gangbare vuistregel van zeven jaar is niet meer het hele verhaal.
Artikel III.86 van het Wetboek van economisch recht bepaalt dat verantwoordingsstukken methodisch worden opgeborgen en zeven jaar bewaard. Maar het btw-wetboek is bij de wet van 20 november 2022 op tien jaar gebracht, en hetzelfde geldt sinds aanslagjaar 2023 voor de inkomstenbelastingen. Een factuur van een beeldlicentie is allebei: een verantwoordingsstuk en een btw-stuk. De praktische regel voor een onderneming is dus tien jaar.
Botst dat met de privacyregels? Nee. Voor een gewoon claimdossier steunt het bewaren op het gerechtvaardigd belang van artikel 6, lid 1, onder f van de algemene verordening gegevensbescherming. En het recht om gegevens te laten wissen geldt volgens artikel 17, lid 3, onder e niet voor zover de verwerking nodig is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Een dossier bewaren omdat de zaak nog kan terugkomen, valt daaronder. Een standpunt van de Gegevensbeschermingsautoriteit dat specifiek over bewaartermijnen in een geschillendossier gaat, hebben wij niet gevonden.
De bewijskracht
Tot slot: wat zijn die stukken juridisch waard? Het Belgische bewijsrecht is hier soepeler dan mensen vrezen.
Artikel 8.4 van het Burgerlijk Wetboek legt de bewijslast bij wie iets vordert. Artikel 8.8 is de hoofdregel: behalve in de gevallen waarin de wet anders bepaalt, kan het bewijs met alle bewijsmiddelen worden geleverd. De uitzondering die daarop volgt, in artikel 8.9, gaat over rechtshandelingen boven € 3.500, en een inbreuk op een auteursrecht is geen rechtshandeling maar een feit. Schermafbeeldingen, e-mails en logbestanden zijn dus toelaatbaar. Tussen en tegen ondernemingen geldt daarnaast de vrije bewijsvoering van artikel 8.11. Hoeveel elk stuk weegt, beoordeelt de rechter.
En daar hoort een tegenwicht bij dat ook in uw voordeel werkt. De Federatie merkt op dat rechters bij schermafbeeldingen niet altijd overtuigd zijn, in tijden van beeldmanipulatie met kunstmatige intelligentie, en dat een vaststelling door een gerechtsdeurwaarder meer zekerheid biedt. Dat geldt niet alleen voor uw schermafbeeldingen, maar net zo goed voor die van de partij die u aanschrijft.
Bronnen
Elke bewering op deze pagina is terug te voeren op een van deze vindplaatsen. Klopt er iets niet, laat het ons weten.
Meer lezen